Programa de Gestión Documental
Gestión Documental · Secretaría Distrital de Ambiente
Gestión Documental
Instrumentos archivísticos para la administración y conservación de la información institucional.
La Gestión Documental comprende el conjunto de actividades administrativas y técnicas orientadas a la planificación, producción, recepción, organización, conservación, consulta y disposición final de los documentos producidos y recibidos por la Secretaría Distrital de Ambiente durante el desarrollo de sus funciones.
Su propósito es garantizar que la información institucional permanezca organizada, disponible y protegida durante todo su ciclo de vida, facilitando el acceso, la consulta, la transparencia administrativa y la preservación de la memoria institucional.
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015, los instrumentos archivísticos constituyen herramientas fundamentales para asegurar una adecuada gestión documental y el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de archivos.
Política de Gestión Documental
Lineamientos institucionales para la administración integral de la información.
La Política de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Ambiente se encuentra alineada con el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015, estableciendo las directrices para la administración, organización, conservación y acceso a la información institucional en cualquier tipo de soporte.
Esta política articula la gestión de documentos físicos y electrónicos con los procesos institucionales, promoviendo metodologías para la creación, uso, mantenimiento, retención, preservación y disposición final de la información.
Asimismo, fortalece la memoria institucional, protege el patrimonio documental y contribuye al cumplimiento de los principios de transparencia, eficiencia y acceso a la información pública.
Política de Gestión Documental
Consulte el documento oficial adoptado por la Secretaría Distrital de Ambiente.
Descargar documentoCuadro de Clasificación Documental (CCD)
Instrumento archivístico para la organización de las series y subseries documentales.
El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) es el instrumento archivístico que contiene el listado de todas las series y subseries documentales producidas por la Secretaría Distrital de Ambiente, organizadas de acuerdo con la estructura funcional de la entidad.
Su finalidad es facilitar la organización, clasificación y administración de la documentación institucional durante todo su ciclo de vida.
Plan Institucional de Archivos (PINAR)
Instrumento para la planeación estratégica de la función archivística.
El Plan Institucional de Archivos (PINAR) es un instrumento de planeación que orienta el desarrollo de la función archivística de la Secretaría Distrital de Ambiente, articulándose con los demás planes institucionales y proyectos estratégicos.
Su formulación requiere la participación de las diferentes dependencias de la entidad y permite establecer acciones de corto, mediano y largo plazo para fortalecer la gestión documental, la preservación de la información y el cumplimiento de la normatividad archivística.
Plan Institucional de Archivos 2026
Consulte el documento oficial del PINAR correspondiente a la vigencia 2026.
Metodología PINAR
Consulte la metodología utilizada para la formulación del Plan Institucional de Archivos.
Programa de Gestión Documental (PGD)
Instrumento para la administración integral de los documentos institucionales.
El Programa de Gestión Documental (PGD) constituye una herramienta fundamental para la racionalización, simplificación y automatización de los procesos documentales de la Secretaría Distrital de Ambiente, promoviendo buenas prácticas para la administración, conservación y preservación de la información institucional.
El programa fue aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y establece los lineamientos para la gestión de documentos físicos y electrónicos durante todo su ciclo de vida.
Programas Específicos de Gestión Documental
La Secretaría Distrital de Ambiente desarrolla programas especializados que fortalecen la administración, conservación y preservación de la información institucional.
Documentos y Expedientes Electrónicos
Programa orientado a la administración de documentos electrónicos y expedientes digitales durante todo su ciclo de vida.
Programa de Reprografía
Lineamientos para la reproducción, digitalización y conservación de documentos institucionales.
Documentos Vitales o Esenciales
Programa para garantizar la preservación y recuperación de la documentación crítica de la entidad.
Sistema Integrado de Conservación (SIC)
Instrumento para la conservación y preservación de la información institucional.
El Sistema Integrado de Conservación (SIC) tiene como finalidad garantizar la conservación y preservación de la información producida por la Secretaría Distrital de Ambiente, independientemente del medio o soporte en el que se encuentre.
Su implementación permite mantener atributos como la autenticidad, integridad, disponibilidad, fiabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los documentos durante todo su ciclo de vida, asegurando la protección del patrimonio documental de la entidad.
Sistema Integrado de Conservación
Consulte el documento oficial del Sistema Integrado de Conservación.
Resolución 610 de 2024
Acto administrativo mediante el cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación de la Secretaría Distrital de Ambiente.
Compromiso con la gestión documental
La Secretaría Distrital de Ambiente fortalece permanentemente sus instrumentos archivísticos y programas de gestión documental para garantizar la adecuada administración, conservación, acceso y preservación de la información pública, contribuyendo a la transparencia institucional, la memoria documental y el cumplimiento de la normatividad archivística vigente.
