Tabla de Retención Documental

Gestión Documental · Secretaría Distrital de Ambiente

La Tabla de Retención Documental (TRD) es el instrumento archivístico que relaciona las series documentales y sus correspondientes tipos documentales, asignando el tiempo de permanencia que deben conservarse en cada una de las etapas de su ciclo de vida. Este instrumento permite identificar los documentos que produce la entidad, determinar su valor administrativo, legal, fiscal, contable e histórico, establecer los tiempos de conservación y definir su disposición final, garantizando una adecuada organización, preservación y gestión del patrimonio documental de la Secretaría Distrital de Ambiente.

Tablas de Retención Documental por Dependencia

Consulte la Tabla de Retención Documental (TRD) correspondiente a cada dependencia de la Secretaría Distrital de Ambiente.

OCI - Oficina de Control Interno OAC - Oficina Asesora de Comunicaciones DPSIA - Dirección de Planeación y Sistemas de Información Ambiental SPCI - Subdirección de Proyectos y Cooperación Internacional SCASP - Subdirección de Control Ambiental al Sector Público

OPEL - Oficina de Participación, Educación y Localidades SGCD - Subsecretaría General y de Control Disciplinario SPPA - Subdirección de Políticas y Planes Ambientales DCA - Dirección de Control Ambiental SRHS - Subdirección de Recurso Hídrico y del Suelo

Banco Terminológico

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, la Secretaría Distrital de Ambiente pone a disposición de la ciudadanía el Banco Terminológico, resultado del análisis realizado durante el proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD), presentado ante la Dirección Distrital Archivo de Bogotá para su convalidación técnica.

¿Qué es el Banco Terminológico?

Según el Archivo General de la Nación, es el instrumento archivístico que estandariza la denominación de las series y subseries documentales generadas por las funciones administrativas transversales de las entidades públicas.

Además, facilita los procesos de valoración documental y la elaboración de las Tablas de Retención Documental al proponer tiempos mínimos de conservación y su disposición final.

¿Para quién está dirigido?

Este instrumento permite que servidores públicos, contratistas y ciudadanía en general utilicen un lenguaje normalizado para identificar las series y subseries documentales registradas en las Tablas de Retención Documental (TRD) y en el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) de la Secretaría Distrital de Ambiente.

Importancia del Banco Terminológico

El Banco Terminológico fortalece la gestión documental de la Secretaría Distrital de Ambiente porque permite:

Identificar la producción documental derivada de funciones, procesos y procedimientos.
Clasificar documentos en series y subseries documentales.
Normalizar la denominación de las agrupaciones documentales.
Facilitar la organización documental conforme a los procesos institucionales.

Aplicar para cualquier tipo de soporte documental.
Relacionar cada serie documental con la dependencia responsable.
Facilitar la actualización permanente de las TRD y del CCD.
Mejorar la trazabilidad y la gestión institucional de los documentos.

Estructura del Banco Terminológico

1. Área de Identificación

Contiene la identificación del fondo documental, dependencia, estado de la serie, series, subseries, proceso asociado y procedimiento correspondiente.